Sete riscos que podem comprometer sua empresa com o uso indevido de certificados digitais

Certificados digitais como e-CPF e e-CNPJ são utilizados diariamente em operações fiscais, contratuais e financeiras. Embora sejam ferramentas reconhecidas pela validade jurídica, seu uso inadequado pode expor empresas a fraudes, prejuízos e responsabilizações legais.

Segundo José Luiz Vendramini, sales account manager da Redtrust na América Latina, o certificado digital é comparável ao DNA de uma empresa. “O impacto de uma violação ou uso indevido pode ser severo, tanto na esfera financeira quanto na reputação da marca”, afirma.

A Redtrust mapeou sete situações de risco a partir de casos reais e alerta para a necessidade de controle rigoroso sobre essas credenciais.

Funcionários usam o e-CNPJ sem autorização

Profissionais com acesso ao certificado da empresa podem assinar contratos ou realizar operações sem aprovação da diretoria. Isso pode gerar compromissos não reconhecidos pela organização e responsabilização por atos jurídicos indevidos.

Fraudes fiscais com emissão de notas falsas

Com acesso a um e-CNPJ, fraudadores podem emitir notas fiscais frias para gerar créditos tributários. A empresa envolvida pode ser autuada pela Receita Federal, responder a processos e sofrer sanções administrativas.

Assinaturas forjadas com roubo de identidade

Certificados armazenados de forma insegura podem ser alvo de hackers. Um e-CPF acessado indevidamente pode ser usado para assinar documentos ou executar ações em nome de terceiros. Isso resulta em prejuízos financeiros e disputas judiciais.

Certificados vencidos anulam documentos

Documentos assinados com certificados expirados ou revogados perdem validade legal. A falha compromete contratos, declarações fiscais e outros processos, exigindo retrabalho e abrindo margem para litígios.

Uso ilegal em processos licitatórios

Empresas de um mesmo grupo utilizando diferentes e-CNPJs para participar de uma licitação infringem a legislação. A prática pode levar à exclusão da disputa e aplicação de penalidades legais.

Compartilhamento informal gera fraudes

A entrega de e-CPFs e e-CNPJs a terceiros sem controle adequado permite desde a criação de empresas laranjas até movimentações financeiras irregulares. O titular pode ser responsabilizado por atos cometidos em seu nome.

Declarações falsas geram sanções ao titular

Contadores que submetem declarações fiscais com erros, utilizando o e-CPF do cliente, expõem esse titular a autuações e processos por sonegação. Mesmo sem dolo, a responsabilidade recai sobre o proprietário do certificado.

Gestão correta evita exposição

Para reduzir esses riscos, a Redtrust propõe medidas de governança baseadas em tecnologia. A empresa oferece uma solução com:

• Controle granular de acessos e logs de uso

• Restrição de uso por usuário e monitoramento em tempo real

• Alertas automáticos sobre vencimento de certificados

• Gestão centralizada e armazenamento seguro em nuvem

• Autenticação que bloqueia exportações indevidas

• Rastreabilidade de todas as assinaturas realizadas

Essas práticas reduzem falhas humanas, evitam uso indevido e garantem conformidade com as exigências legais.