Multas por atraso em boleto devem custar R$ 1,34 bi às empresas

O atraso no pagamento de boleto pode gerar um impacto financeiro maior do que muitas empresas contabilizam. Um recorte do Panorama do Contas a Pagar 2026, elaborado pela Qive, estima que multas por atrasos devem alcançar R$ 1,34 bilhão em 2025. O levantamento indica que perdas recorrentes decorrem menos de fraude direta e mais de falhas estruturais no controle financeiro.

Boleto e custos invisíveis no contas a pagar

A análise cruzou a base de notas fiscais processadas pela Qive — que soma mais de R$ 3 trilhões anuais — com dados de inadimplência da Serasa Experian. O estudo considera empresas dos setores de Serviços, Varejo e Indústria que utilizam boleto ou duplicata mercantil como forma de pagamento.

Segundo a Serasa, 31,9% das empresas ativas apresentam algum nível de inadimplência, o que representa 7,3 milhões de CNPJs e R$ 169,8 bilhões em dívidas. A partir desse cenário, a Qive aplicou a média de 7,3 contas em atraso por empresa, o ticket médio e a multa legal de 2%. O varejo concentra a maior parcela do impacto estimado, com R$ 970 milhões, seguido por Serviços, com R$ 286 milhões, e Indústria, com R$ 84 milhões.

Falhas operacionais ampliam atrasos

Para Isis Abbud, co-CEO e cofundadora da Qive, parte relevante desses atrasos não decorre de decisão deliberada. Segundo ela, problemas como boletos perdidos em caixas de e-mail, divergências entre nota fiscal e forma de pagamento, ausência de centralização e falhas de comunicação entre áreas contribuem para multas recorrentes.

Ela afirma que esses custos raramente aparecem como fraude, mas comprometem caixa, relação com fornecedores e a organização financeira.

Risco fiscal além do boleto

O estudo também identificou um risco anterior ao pagamento. Ao todo, 262,3 mil notas fiscais únicas receberam manifestação de “Desconhecimento da operação” ou “Operação não realizada”, somando R$ 9,5 bilhões em documentos com indícios de inconsistência.

Esses registros indicam que o tomador não reconhece a operação descrita na nota, o que pode caracterizar emissão indevida. Caso não haja contestação dentro do prazo legal, a empresa pode assumir obrigações tributárias indevidas.

Christian de Cico, co-CEO e cofundador da Qive, afirma que uma nota emitida de forma incorreta já cria risco fiscal mesmo antes da chegada do boleto. Segundo ele, muitas empresas percebem o problema apenas quando já estão sendo questionadas pelo Fisco.

Boleto domina o B2B e amplia exposição

O relatório aponta que o boleto segue como meio de pagamento predominante no B2B, respondendo por mais da metade do valor financeiro transacionado em vários setores. No varejo e na infraestrutura, essa participação chega a cerca de 70%.

Essa concentração aumenta a exposição de empresas com alto volume de fornecedores, múltiplos sistemas e processos manuais. Fluxos baseados em anexos por e-mail, PDFs isolados e conferências manuais elevam o risco de atraso e pagamento indevido.

Do diagnóstico à prevenção

Para a Qive, reduzir perdas exige uma visão completa do ciclo do documento fiscal, da emissão da nota ao pagamento do boleto. Isso inclui conferência automatizada, monitoramento de manifestações fiscais e visibilidade sobre cancelamentos e divergências em tempo real.

Segundo Christian, controles limitados a planilhas e vencimentos já não são suficientes. Empresas que reduzem atrasos não intencionais, eliminam cobranças indevidas e reagem rapidamente a inconsistências conseguem proteger caixa e reduzir custos recorrentes ligados ao boleto.

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