Improviso trava vendas: 1 em cada 3 empresas ainda usa planilhas no lugar de sistemas comerciais

Mais de 30% das empresas brasileiras ainda gerenciam suas operações comerciais com planilhas, mesmo em um cenário onde a inteligência artificial já transforma modelos de negócio em diversos setores. É o que aponta a Pesquisa de Pré-Vendas Brasil, realizada pela Receita Previsível em parceria com a Academia Rapport, que analisou dados de mais de mil profissionais em todo o país.

O levantamento mostra que a etapa de pré-vendas — responsável por identificar e qualificar potenciais clientes — continua marcada por improvisação, baixa autonomia e uso limitado de tecnologia. Esse cenário impacta diretamente a capacidade de conversão das equipes e o retorno dos investimentos comerciais.

CRM segue ausente em 31% das operações

Entre os entrevistados, 31% afirmaram operar com planilhas ou sistemas improvisados, sem plataformas profissionais de CRM (Customer Relationship Management). Quando presentes, os CRMs mais utilizados são Pipedrive (16%), RD Station CRM (15%), HubSpot (13%) e Salesforce (8%), com maior presença nas regiões Sul e Sudeste.

Para Thiago Muniz, CEO da Receita Previsível e professor da Fundação Getulio Vargas (FGV), os dados revelam um padrão de atraso estrutural. “Encontrar um terço das operações rodando em planilhas é como descobrir que hospitais ainda usam fichas de papel para controlar cirurgias”, afirma.

Uso da IA ainda é amador

Embora 65% dos profissionais de pré-vendas afirmem utilizar inteligência artificial, o uso permanece superficial. A maioria (55%) utiliza apenas versões gratuitas, e 77% atua com base em aprendizado autodidata. Apenas 10% investem em soluções pagas.

A diferença no desempenho é significativa: entre os que usam IA paga, 36% conseguem converter mais de 20% dos leads em clientes. Esse percentual cai para 17% entre os que não usam IA. Em um patamar mais elevado, 11% das operações com IA paga superam 50% de conversão, contra apenas 5% no restante.

Segundo Muniz, a ausência de capacitação e investimento reduz o potencial da tecnologia. “A IA pode ser o divisor de águas, mas só se tratada com a seriedade que merece”, afirma.

Falta de autonomia orçamentária

O estudo também destaca entraves na gestão orçamentária. Apenas 26% das equipes de pré-vendas têm autonomia para decidir onde investir. Em 31% dos casos, qualquer gasto precisa passar pelo CEO; em 23%, depende do diretor comercial. Para 19% das equipes, sequer há controle sobre os próprios recursos.

Curiosamente, nas operações em que o RH autoriza os investimentos — apenas 2% da amostra —, 63% aplicam R$ 3.500 ou mais por mês em tecnologia e inteligência comercial.

Muniz alerta para o impacto desse controle centralizado. “É um círculo vicioso: quem mais precisa de agilidade nas decisões é quem menos tem autonomia.”

Diferenças regionais

A pesquisa revelou variações regionais na estrutura das equipes e no faturamento. No Norte, há maior número médio de profissionais de prospecção por operação (5). O Nordeste tem os times mais enxutos, com média de 2,8.

A concentração de empresas com receita superior a R$ 4,8 milhões mensais está no Sudeste. Já o Nordeste e o Centro-Oeste reúnem, principalmente, negócios de menor porte. O Sul concentra empresas de médio porte, enquanto o Norte apresenta maior equilíbrio entre os perfis.

Setores investem de formas distintas

O estudo também mapeou o destino dos recursos conforme o setor. As empresas de tecnologia da informação destinam 47% do orçamento para software. Já Saúde e Educação investem prioritariamente em treinamentos.

Por outro lado, os setores do Agronegócio, Jurídico e Construção Civil ainda têm baixa alocação de recursos em tecnologia, priorizando outros formatos de crescimento comercial.

Segundo Muniz, o modelo de negócio influencia esse comportamento. “Empresas que vendem produtos tendem a investir mais em tecnologia e equipe. Já as que oferecem serviços priorizam treinamentos.”

Bonificações

Mais da metade dos orçamentos comerciais é direcionada para bonificações financeiras. Mesmo nas empresas com maior autonomia, a prioridade de investimento ainda recai sobre premiações. Já nas organizações em que o RH coordena os aportes, há maior foco em ações como eventos e employer branding.

Prospecção

Apesar dos desafios, o estudo indica que o mercado brasileiro de pré-vendas está em fase de transição. As empresas que estruturarem seus processos, ampliarem o uso de tecnologia e adotarem práticas mais profissionais devem conquistar maior vantagem competitiva.

“O mercado brasileiro de pré-vendas não é mais uma promessa, é uma realidade em busca de excelência”, conclui Muniz.