Digitalização impulsiona busca por segurança jurídica em pequenos negócios

Contratos fechados a distância, admissões feitas pela internet e rotinas sem papel já fazem parte do dia a dia de micro e pequenas empresas no Brasil. A digitalização dessas operações trouxe agilidade, mas também abriu uma pergunta que passou a pautar escritórios de contabilidade e departamentos jurídicos: como garantir que esses documentos tenham validade legal.

Duas ferramentas respondem a essa demanda. A assinatura digital formaliza documentos eletrônicos com valor jurídico. Já o certificado digital funciona como identidade eletrônica, usada para autenticar pessoas e empresas em transações online.

Só a Certifica&Co, grupo que reúne as empresas Certifica, Bry e Syngular ID, emitiu mais de 1,15 milhão de certificados para pessoas jurídicas entre janeiro e maio deste ano. O volume mostra que o uso dessas tecnologias deixou de ser exceção entre negócios de menor porte.

Heitor Pires, CEO da Certifica&Co, afirma que a migração das operações para o ambiente digital exige mecanismos que garantam autenticidade, integridade e validade jurídica aos documentos, sem travar a rotina das empresas.

Segundo dados do Sebrae, 4,6 milhões de pequenos negócios abriram as portas entre janeiro e novembro de 2025. Desse total, 77% são microempreendedores individuais, 19% microempresas e 4% empresas de pequeno porte.

Digitalização exige nova identidade jurídica

Grande parte desses negócios nasce direto no ambiente digital, sem passar por uma fase analógica. Por isso, segundo Heitor Pires, a adoção de identificação digital segura funciona como diferencial competitivo desde o primeiro contrato assinado.

Assim, a assinatura e o certificado digitais deixam de ser apenas ferramentas de conformidade e passam a compor a própria operação do negócio.

Nota fiscal deixa de ser porta única

Para boa parte dos empreendedores, o primeiro contato com o certificado digital acontece por exigência fiscal, na emissão de notas. Heitor Pires, CEO da Certifica&Co, pontua que a nota fiscal costuma ser apenas a porta de entrada, e o retorno maior aparece quando a empresa passa a usar a identidade digital para simplificar toda a operação.

Além das notas fiscais, a assinatura digital viabiliza contratos comerciais, acordos com fornecedores, documentos societários e processos de admissão e desligamento de trabalhadores.

Digitalização simplifica rotina de RH

Na área de recursos humanos, contratos de trabalho, acordos coletivos e registros de banco de horas já podem ser assinados digitalmente. No setor administrativo e financeiro, o mesmo recurso permite alterar contratos, contratar crédito, abrir contas empresariais e cumprir obrigações com órgãos públicos sem deslocamento.

Dessa forma, a digitalização passa a alcançar áreas que, até pouco tempo, dependiam quase inteiramente de papel e reconhecimento de firma.

Menos papel, mais tempo para negócio

Entre as vantagens apontadas pelos pequenos empresários está a redução do tempo gasto com burocracia. Heitor Pires, CEO da Certifica&Co, explica que quem toca um negócio resolve várias demandas por dia, entre vendas, entregas e obrigações administrativas, e que a eliminação da impressão e do reconhecimento de firma libera esforço para atividades que geram receita.

Também caem os custos com impressão, transporte de documentos e armazenamento físico. Ainda assim, para o executivo, o ganho mais relevante está na eficiência operacional.

Não existe uma fórmula única para medir o retorno da digitalização, já que ele varia conforme o porte e a rotina de cada empresa, diz Heitor Pires, CEO da Certifica&Co. Segundo ele, os efeitos aparecem distribuídos entre as áreas comercial, financeira, administrativa e de recursos humanos, permitindo que a empresa cresça sem herdar a burocracia dos processos tradicionais.