Do Micro Ao Macro
Dicas para as PMEs: como recuperar notas fiscais?
Especialista compartilha orientações para obter documento em situação de extravio
Empresas frequentemente precisam acessar notas fiscais para garantir a conformidade fiscal, realizar auditorias e manter o controle financeiro.
Esses documentos são necessários em processos contábeis, conciliações e auditorias, pois comprovam transações financeiras.
No varejo, por exemplo, eles são essenciais em casos de reembolso ou devolução de mercadorias. Além disso, são obrigatórios para emitir notas complementares em situações de erro ou omissão.
Utilidade das notas fiscais
As notas fiscais têm um papel importante no controle de estoque, registrando a entrada e a saída de produtos.
Elas também são necessárias ao acionar garantias, servindo como comprovante de compra. Esse processo facilita a obtenção de suporte junto ao fornecedor.
Além disso, elas são utilizadas no controle de cobranças e pagamentos a fornecedores. Esses documentos verificam os detalhes das transações, oferecendo maior transparência.
Em disputas comerciais, as notas fiscais servem como prova documental, o que pode fortalecer a posição da empresa.
Para a declaração de impostos, esses documentos são essenciais. Eles ajudam no cálculo correto dos tributos e no pedido de créditos fiscais, conforme explica Gabriela Chamis, diretora de vendas da Qive.
Sistemas de gestão como aliados
Uma forma de evitar problemas na recuperação de notas fiscais é adotar um sistema de gestão fiscal. Esses sistemas permitem acompanhar todas as notas emitidas para o CNPJ da empresa.
Isso facilita o controle e reduz a possibilidade de erros. Além disso, o uso de tecnologia agiliza processos e proporciona mais segurança na gestão desses documentos.
Entretanto, se a empresa ainda não usa esse tipo de sistema, há outras formas de recuperar notas fiscais.
Recuperação de notas fiscais eletrônicas
Para recuperar uma nota fiscal eletrônica (NFe) de produtos, modelo 55, o primeiro passo é acessar o portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a nota foi emitida.
No portal, é possível consultar a nota usando a chave de acesso. Essa chave geralmente está disponível no Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (Danfe) ou no arquivo XML da nota.
Se você não conseguir encontrar a nota, o próximo passo é entrar em contato com o fornecedor. Solicite diretamente uma cópia do Danfe ou do arquivo XML.
Para as notas fiscais de serviços eletrônicas (NFSe), o procedimento é parecido. Acesse o sistema da prefeitura do município onde o serviço foi prestado.
Utilize o CNPJ ou a inscrição municipal do prestador de serviços para localizar a nota. Se houver dificuldades no acesso, solicite ao prestador uma cópia da nota fiscal ou do arquivo XML.
Recuperação de notas fiscais impressas
No caso de notas fiscais impressas, o processo é um pouco diferente. Elas são emitidas por prefeituras que ainda não adotaram o modelo eletrônico.
O número da nota geralmente fica localizado no canto superior direito do documento, identificado como “Número da Nota”. Se a nota foi extraviada, pode ser necessário solicitar uma segunda via ao fornecedor ou ao serviço que a emitiu.
Diferenças entre sistemas estaduais e municipais
É importante observar que os sistemas da Secretaria da Fazenda (Sefaz) variam de estado para estado. Cada um possui um portal com interfaces e procedimentos específicos para a consulta de notas fiscais eletrônicas.
Da mesma forma, os municípios possuem diferentes sistemas para a emissão e recuperação de notas fiscais de serviços (NFSe). Alguns utilizam portais próprios, enquanto outros seguem o sistema integrado nacional.
O modo de busca nesses sistemas também pode variar. Alguns portais permitem a busca por CNPJ, inscrição municipal, data ou valor, enquanto outros oferecem diferentes critérios de pesquisa.
Boas práticas de armazenamento
Para evitar problemas futuros, é recomendável manter o armazenamento das notas fiscais organizado. Realizar backups regulares dos arquivos XML e Danfes pode prevenir o extravio de documentos importantes.
Além disso, adotar sistemas ERP que integrem a emissão e o recebimento de notas fiscais pode facilitar ainda mais a gestão desses documentos. Isso proporciona maior controle e reduz a possibilidade de falhas.
Uma boa gestão documental garante que a empresa esteja em dia com as obrigações fiscais, evitando multas em auditorias. A ausência de registros pode prejudicar a solicitação de créditos fiscais e comprometer o cumprimento das obrigações tributárias.
Em disputas comerciais, a falta de notas fiscais pode enfraquecer a posição da empresa, impactando negativamente os resultados de uma negociação.
CartaCapital
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