Times de compliance perdem 40 horas por semana com tarefas manuais, mostra levantamento

Equipes de compliance dedicam, em média, 37,4 horas por semana apenas para avaliar a regularidade de fornecedores. O número ajuda a entender por que tantos profissionais da área relatam a sensação de passar o expediente inteiro reunindo documentos, sem sobrar tempo para analisar o que realmente importa.

Parte da explicação está no volume de exigências que essas equipes acompanham hoje. Mudanças como a reforma tributária, regulamentações setoriais e critérios de ESG ampliam o volume de informações que precisam ser verificadas e monitoradas. Para quem ainda depende de processos manuais, cada nova exigência se traduz em mais consultas, mais documentos e mais horas de trabalho.

Segundo Dielson Haffner, sócio e head da Netrin, empresa de gestão de riscos de terceiros, a pressão regulatória tende a continuar aumentando e a impactar o volume e a profundidade do trabalho. Ele afirma que confirmar que uma empresa possui CNPJ ativo é apenas o ponto de partida. “Conforme o risco da relação, pode ser necessário analisar estrutura societária, situação fiscal, histórico judicial, exposição reputacional, sanções, vínculos com pessoas politicamente expostas e outros indicadores relevantes para a política da organização”, diz.

Ainda de acordo com Haffner, sem apoio da tecnologia esse quadro tende a piorar a sobrecarga das equipes e comprometer a qualidade das análises, já que times pressionados por prazo acabam priorizando velocidade em vez de profundidade. “O modelo mais eficiente é híbrido, com a tecnologia para consultar, consolidar, monitorar e apontar exceções e os especialistas para interpretar evidências, contextualizar riscos e tomar decisões. Com profissionais qualificados, a tecnologia deve direcionar o trabalho humano para as exceções em vez de tratar todos os terceiros da mesma forma”, orienta.

Levantamento da Whistic mostra que 88% das organizações precisam examinar documentação manualmente em busca de evidências específicas. Apesar desse esforço, elas pretendem avaliar, em média, 255 terceiros por ano, demanda que esbarra no volume e na complexidade das análises. Como consequência, dados da Veridion apontam que 66% das empresas relatam sobrecarga das equipes responsáveis pelas checagens manuais.

Para Haffner, quando o time gasta a maior parte do tempo reunindo informação, sobra pouco tempo e energia para analisar o que realmente importa, o que aumenta o risco de deixar passar algo relevante. Segundo ele, o cenário regulatório não deve ficar mais simples: a tendência é de mais normas e mais fiscalização, o que amplia a necessidade de monitorar cada relação com cliente, fornecedor ou parceiro de forma contínua, ao mesmo tempo em que cresce a cobrança por respostas rápidas.

Coleta de documentos trava o compliance

Segundo Haffner, boa parte da sobrecarga vem de uma etapa que costuma passar despercebida, a coleta de documentos em si. “Muita empresa ainda depende de certidão, contrato e outros documentos chegando por e-mail, WhatsApp ou canal solto, sem centralização. Isso atrasa o processo, dificulta acompanhar as pendências e aumenta o risco de usar informações que não refletem mais a realidade”, explica.

Automação exige revisão de especialistas

À medida que as exigências regulatórias aumentam, a automação tende a se tornar parte da estrutura do compliance. “A automação elimina o esforço operacional anterior à análise, mas não a substitui. É preciso ter muito cuidado nessa etapa para garantir que haja rastreabilidade da informação, atualização dos dados, evidências que sustentam o alerta e fazer a revisão humana em casos críticos. Sem isso, a tecnologia pode apenas acelerar uma decisão ruim”, diz Haffner.