Erros na emissão de notas fiscais podem travar faturamento

A partir de 3 de agosto de 2026, empresas brasileiras do regime regular enfrentam o primeiro marco operacional da Reforma Tributária do consumo, com risco direto para o faturamento.

Encerra-se a flexibilização definida pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, e passa a ser exigido o preenchimento dos campos referentes ao Imposto sobre Bens e Serviços e à Contribuição sobre Bens e Serviços nos documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e e a NFC-e.

Segundo a Nota Técnica NF-e 2025.002, as regras de validação passam a rejeitar automaticamente os documentos que não trouxerem os novos grupos de informação. Na prática, isso significa que empresas com sistemas desatualizados podem simplesmente não conseguir emitir nota fiscal.

Durante 2026, o preenchimento exige uma alíquota-teste de 1%, dividida entre 0,1% de IBS e 0,9% de CBS. Conforme o artigo 348 da Lei Complementar nº 214/2025, com alterações da Lei Complementar nº 227/2026, essa apuração tem caráter informativo e serve para parametrização de sistemas, sem gerar recolhimento efetivo de valores. Ainda assim, a ausência de impacto financeiro imediato não afasta sanções operacionais.

Faturamento trava sem ajuste dos sistemas

Empresas que não atualizarem seus sistemas de faturamento correm o risco de ter as notas fiscais rejeitadas automaticamente pelas Secretarias de Fazenda, nos ambientes autorizadores da NF-e e da NFC-e. Sem a emissão do documento, a operação para: a empresa fica impedida de faturar, despachar mercadorias e seguir com a rotina diária.

Vanessa Cardoso, advogada tributarista e fundadora do escritório VCI|LAW, chama atenção para o risco de paralisação nas cadeias de suprimentos.

Além da trava sistêmica, a legislação prevê penalidades específicas para o preenchimento e o cancelamento de documentos fiscais. No ano-teste de 2026, o descumprimento de obrigações acessórias pode gerar multas de 6% do valor da operação no caso da CBS e 12% no caso do IBS, percentuais que chamam atenção justamente por conviverem com uma alíquota-teste de apenas 1%, que sequer chega a ser recolhida.

Ainda assim, existe um mecanismo de mitigação. Quando o auto de infração decorrer exclusivamente de obrigação acessória descumprida, o contribuinte é intimado a corrigir a irregularidade em até 60 dias. Atendida a intimação, a penalidade é extinta, sem aplicação de multa, conforme os parágrafos 3º e 4º do artigo 348 da LC nº 214/2025, com redação da LC nº 227/2026.

Multas chegam a 100% do tributo

No regime sancionatório permanente, previsto no artigo 341-G da LC nº 214/2025, incluído pela LC nº 227/2026, o cancelamento irregular de documentos fiscais pode gerar multas de até 100% do tributo de referência, com agravamento em caso de reincidência.

Entre as principais situações previstas está o cancelamento de documento fiscal depois da ocorrência do fato gerador, com multa de 66% do valor do tributo de referência. Também há penalidade de 33% quando o cancelamento ocorre fora do prazo legal. A apropriação indevida de crédito, ou a ausência de estorno nas hipóteses previstas em lei, gera multa de 66% do valor do crédito. Já a não emissão de documento fiscal referente a aquisição ou entrada de bens, ou à aquisição de serviços, nos prazos legais, pode resultar em multa de 100% do valor do tributo de referência.

A esses percentuais soma-se o agravamento por reincidência, aplicado quando há nova infração da mesma natureza dentro de três anos, o que amplia o teto real de exposição das empresas.

“A margem para erro na parametrização sistêmica é reduzida, mas o legislador construiu, para 2026, uma janela pedagógica que não pode ser desperdiçada, já que o saneamento tempestivo da irregularidade extingue a penalidade. O risco não está apenas no percentual da multa, e sim em ignorar esse mecanismo de regularização. Um erro de parametrização de TI ou de contabilidade, se não corrigido no prazo, deixa de ser um problema operacional e se converte em contingência tributária relevante, capaz de desestabilizar o planejamento financeiro”, detalha Cardoso.

Por ora, o cronograma de agosto afeta apenas as empresas do regime regular. Optantes pelo Simples Nacional e Microempreendedores Individuais estão dispensados da obrigatoriedade de preencher os campos de IBS e CBS, salvo se optarem pelo recolhimento desses tributos. Para esses grupos, a exigência passa a valer somente em 4 de janeiro de 2027, conforme o cronograma da Nota Técnica NF-e 2025.002 e o artigo 348 da LC nº 214/2025.

Um ponto adicional merece atenção entre empresas do Simples Nacional. A partir de 1º de setembro de 2026, notas fiscais de serviço deverão ser emitidas pelo Emissor Nacional da NFS-e, e não mais pelo sistema da Prefeitura de São Paulo. A mudança decorre da Resolução CGSN nº 189, de 23 de abril de 2026, que alterou os artigos 59 e 79 da Resolução CGSN nº 140/2018.

Vale registrar que profissionais liberais e autônomos beneficiados pela isenção prevista no artigo 1º da Lei nº 14.864/2008 já precisam usar o Emissor Nacional a partir de 1º de agosto de 2026. Depois dessas datas, o sistema municipal de São Paulo continua ativo, mas apenas para consulta e emissão retroativa de documentos, sem impacto direto no faturamento das empresas que já migraram.