Reuniões demais e conversa de menos: o problema que trava as organizações

A quantidade de reuniões nas organizações brasileiras aumentou, mas a qualidade das conversas não acompanhou esse ritmo. Segundo Camila Rigo, sócia da CoCriar e especialista em processos de grupo e cultura organizacional, o modelo predominante ainda confunde alinhamento operacional com construção coletiva, o que compromete a capacidade das equipes de resolver problemas, integrar perspectivas e aprender em conjunto.

A CoCriar é referência no Brasil na aplicação das práticas do Art of Hosting, metodologia voltada à facilitação de conversas significativas em ambientes organizacionais. Ao longo de sua trajetória, Camila observou um padrão recorrente em empresas de diferentes portes e setores.

Reuniões viram espaço de reporte, não de diálogo

“Em muitas organizações, as reuniões funcionam mais como espaços de reporte do que de construção coletiva. O foco nas apresentações e nos slides muitas vezes substitui o diálogo necessário para lidar com os desafios que realmente travam o trabalho”, afirma a especialista.

Para ela, há uma diferença importante entre reunir pessoas e criar condições para que conversas relevantes de fato aconteçam. A lógica dominante ainda está orientada à prestação de contas para a liderança, o que mantém a conversa centralizada na relação entre time e chefia. As trocas horizontais entre áreas acabam ficando em segundo plano.

Na prática, esse modelo reduz a capacidade das organizações de lidar com problemas complexos antes que eles se tornem crises.

Pequenas mudanças na estrutura já produzem impacto

Camila defende que transformar reuniões não exige metodologias sofisticadas ou grandes investimentos. Ajustes simples na condução dos encontros já alteram a dinâmica dos grupos de forma perceptível.

Um exemplo direto: enviar o relatório antes do encontro. “Quando isso acontece, o encontro deixa de girar em torno da apresentação e o tempo coletivo pode ser usado para explorar tensões reais, dúvidas, aprendizados e pedidos de ajuda”, explica.

A mudança, porém, não é apenas operacional. Ela envolve uma revisão cultural sobre como liderança, participação e tomada de decisão se organizam no dia a dia. “Existe uma tensão legítima nessa proposta, principalmente em modelos de gestão mais tradicionais, nos quais o controle ainda está associado à centralização da fala e da validação”, observa a facilitadora.

Segurança psicológica como base para a inteligência coletiva

Ampliar o espaço colaborativo nas reuniões também altera a circulação de poder dentro das organizações. A liderança, segundo Camila, deixa de ser apenas quem aprova e passa a sustentar perguntas relevantes, conectar perspectivas e criar condições para que o grupo pense junto.

A especialista ressalta, no entanto, que não existe fórmula única. Cada organização exige soluções construídas a partir da compreensão do seu contexto e nível de maturidade relacional.

O ponto de partida, em muitos casos, é a segurança psicológica. “Quando qualquer problema compartilhado gera bronca, julgamento ou exposição, o grupo naturalmente evita trazer questões delicadas para a conversa. Isso enfraquece a colaboração e faz com que os problemas apareçam tarde demais, aumentando custos diretos e indiretos pela falta de prevenção”, diz Camila.

O caminho oposto também tem efeitos mensuráveis. A CoCriar registrou, em projetos de facilitação, redução de retrabalho entre áreas, resolução mais rápida de conflitos internos, melhoria do clima organizacional e maior agilidade na construção de soluções.

“Quando existe espaço para expor dúvidas, pedir ajuda e pensar junto, os desafios aparecem antes, os aprendizados circulam mais rápido e a inteligência coletiva começa a operar de forma muito mais potente”, afirma a facilitadora.

Para Camila, esse movimento se torna ainda mais urgente em organizações marcadas por alta complexidade e mudanças rápidas. “Problemas complexos raramente são resolvidos por uma pessoa, uma área ou um especialista isolado. Eles exigem escuta, integração de perspectivas e construção conjunta de sentido”, conclui.