Reforma tributária: cinco práticas que garantem compliance às empresas

A reforma tributária entra em 2026 na fase em que o sistema atual, formado por PIS, COFINS, ICMS e ISS, passa a conviver oficialmente com o novo modelo dual de IBS e CBS. A mudança obriga empresas a operar sob dois regimes fiscais simultâneos, o que exige revisão de processos logísticos, financeiros e cadastrais.

Segundo levantamento da Vertex, líder global em tecnologia tributária e detentora da Systax no Brasil, cinco práticas de inteligência fiscal passaram a separar as companhias preparadas das que acumulam risco estrutural. A diretora de conteúdo tributário da Vertex, Ana Maciel, afirma que o momento exige execução, e não mais preparação conceitual.

“As organizações que saíram na frente foram as que abandonaram as planilhas manuais e integraram a gestão fiscal à estratégia de negócios, sem perder de vista análises mais amplas de viabilidade, impactos financeiros e efeitos na formação de preços, sempre com foco na qualidade do dado e na previsibilidade financeira”, afirma Maciel.

Por isso, a executiva considera que a tecnologia deixou de ser diferencial e passou a ser pré-requisito. “O maior erro que ainda temos visto hoje, mesmo com o início da fase de transição, é tratar a gestão fiscal de 2026 como se fosse a mesma do passado. A margem para praticamente erro acabou”, completa.

Empresas que ainda não automatizaram seus sistemas, segundo Maciel, perdem competitividade e acumulam impactos financeiros, fiscais e operacionais que tendem a aparecer no curto prazo. As cinco práticas a seguir orientam companhias de maior complexidade operacional durante a transição.

Saneamento cadastral em tempo real

A classificação fiscal incorreta de produtos e serviços (NCM, NBM) agora produz impactos duplicados, atingindo tanto a tributação atual quanto a nova. Por isso, a recomendação é abandonar a revisão anual e adotar validação automática a cada entrada de nota.

“As empresas devem implementar rotinas de controles contínuos em seus cadastros de itens. Não se trata mais de uma revisão anual, mas de uma validação automática a cada entrada de nota”, afirma Maciel. O processo, segundo a executiva, mantém a regra tributária alinhada às Notas Técnicas mais recentes, evita pagamento indevido e reduz a rejeição de créditos.

Simulação de cenários entre origem e destino

A reforma tributária migra a cobrança gradualmente para o destino, ou seja, para o local onde ocorre o consumo. Esse novo racional logístico altera o cálculo das operações interestaduais e exige simulação prévia de cada movimentação.

Segundo a especialista, empresas de inteligência fiscal já utilizam simuladores para calcular o custo real de cada transação. “A prática consiste em antes de fechar um novo fornecedor para compra ou até mesmo uma venda, comparar quais os impactos, principalmente o tributário, de movimentar uma mercadoria de um estado para o outro sob as novas regras, permitindo ajustes na malha logística para preservar margens”, explica Maciel.

Auditoria preventiva de fornecedores

Além disso, no novo modelo de não cumulatividade plena, o crédito tributário tomado por uma empresa depende diretamente da regularidade fiscal do fornecedor. A recomendação é monitorar automaticamente a saúde fiscal de toda a cadeia de parceiros comerciais.

“No novo sistema de não cumulatividade plena, o crédito tributário da sua empresa depende da regularidade do seu fornecedor. Por isso, as companhias devem adotar a prática de monitorar automaticamente a saúde fiscal de seus parceiros comerciais”, afirma Maciel. O objetivo é evitar créditos glosados pelo Fisco e manter toda a cadeia em compliance.

Preparação do caixa para o split payment

A implementação do split payment será gradual, mas a executiva recomenda adaptação imediata dos sistemas financeiros. O mecanismo prevê retenção automática do imposto no momento da liquidação financeira da operação, alterando o fluxo de caixa das companhias.

“A prática envolve a conciliação automática entre o que é faturado e o que será efetivamente recebido após a retenção do imposto na liquidação financeira. Isso oferece ao setor financeiro uma visão real do fluxo de caixa, evitando surpresas de liquidez”, explica.

Monitoramento automatizado de regras fiscais

Por fim, o volume de novas normas, exceções e regulamentações estaduais e municipais durante a transição da reforma tributária inviabiliza o acompanhamento manual. As empresas podem utilizar motores de regras fiscais que atualizam ERPs de forma automática.

“A inteligência tributária em 2026 é sobre acuracidade e velocidade. O Fisco já é digital e opera em tempo real. A empresa que tenta acompanhar esse ritmo manualmente está, invariavelmente, ficando para trás. Estas cinco práticas são a base para quem quer atravessar a transição não apenas seguro, mas mais eficiente”, finaliza Maciel.