Fase de adaptação

O ano de 2026 chega carregado de expectativas e cautela para quem empreende. De um lado, a economia aquecida e o desemprego nos níveis mais baixos da série histórica ampliam as oportunidades. De outro, juros elevados e um cenário geopolítico instável impõem prudência e levam ao adiamento de decisões de investimento. A margem reduzida para erros, no entanto, não é novidade para quem enfrenta a pressão cotidiana dos pequenos negócios.

Esse clima de cautela deixa de ser abstrato quando se observa o calendário regulatório. Em 2026, tem início a fase de testes da reforma tributária, que obriga as empresas a conviver com dois sistemas de apuração simultaneamente. Ao mesmo tempo, a NR-1 — que exige o gerenciamento de riscos psicossociais no ambiente de trabalho — entra em fase de fiscalização plena, após um ano de adaptação. A combinação dessas mudanças ajuda a ­delinear as principais tendências no uso da tecnologia na gestão empresarial. Registros, controles e rotinas que antes operavam de forma informal passam a ter peso jurídico e maior impacto econômico.

Entre as principais tendências tecnológicas para o ano estão o uso de plataformas de gestão, a automação de processos e a aplicação de Inteligência Artificial para organizar dados, atender às exigências regulatórias e reduzir riscos. A substituição de PIS, Cofins, ICMS e ISS pela CBS e pelo IBS introduz novas regras de apuração, altera a lógica de créditos e exige atenção redobrada à documentação. Mesmo com um período de transição que se estende até 2032, sistemas, contratos e controles precisam estar preparados para operar simultaneamente sob as duas lógicas tributárias.

Com mais de 20 anos de atuação na automação de rotinas de escritório, a DocuSign avalia que 2026 será o ano em que fluxos de trabalho bem definidos ganharão prioridade. Segundo a empresa, sem processos claros, identidade digital e atenção às exigências regulatórias, o uso de Inteligência Artificial tende a gerar mais problemas do que ganhos. Christiano Lucena, vice-presidente da companhia para a América Latina, ressalta que a tecnologia só entrega resultados quando ancorada em processos confiáveis. “A adoção apressada de soluções digitais, sem integração com a rotina real da empresa, costuma gerar retrabalho e falhas de conformidade. Em um ambiente regulatório mais exigente, esses erros custam caro, especialmente para os negócios de menor porte”, afirma.

Para Lucena, a Inteligência Artificial tem ampliado a capacidade das equipes, sem substituir profissionais. No campo jurídico e contratual, por exemplo, a tecnologia tem sido aplicada na revisão de documentos, na identificação de inconsistências e na sugestão de ajustes, o que libera advogados e contadores de tarefas repetitivas. Estudos citados pela DocuSign indicam ganhos relevantes de alinhamento regulatório em rascunhos produzidos por sistemas confiáveis, desde que haja supervisão humana.

As mudanças ganham peso adicional com a revisão de contratos exigida pela reforma tributária. Cláusulas de preço, repasse de impostos e condições comerciais passam a ser observadas de forma mais rigorosa, e as empresas que mantêm acordos dispersos, em arquivos físicos ou planilhas, enfrentam um desafio maior. Ferramentas de gestão contratual apoiadas por Inteligência Artificial tendem a organizar esse inventário, mapear riscos e adequar os documentos às novas regras fiscais.

Outro vetor de mudança vem da ­NR-1, que passa a exigir atenção mais sistemática à gestão de riscos ocupacionais e à saúde dos trabalhadores. Mesmo para microempresas, a norma reforça a necessidade de manter registros, controles e acompanhamento contínuo. Nesse contexto, soluções digitais aparecem como suporte para organizar informações, padronizar rotinas e reduzir a dependência de processos manuais.

O uso crescente de inteligência artificial também impacta a relação com clientes

A ampliação do uso de tecnologia também impacta a relação com clientes. Estudos de mercado indicam que, em 2026, os consumidores buscam simplicidade, clareza e confiança. Ferramentas ­baseadas em IA têm sido empregadas para agilizar atendimentos, personalizar ofertas e integrar canais populares, como aplicativos de mensagens. No varejo e em serviços, a conversação digital deixa de ser um diferencial e passa a compor a experiência básica. Relatórios recentes do Sebrae mostram que a personalização tende a orientar o uso de IA entre pequenos negócios. A automação atua nos bastidores da operação, enquanto o contato humano permanece nas decisões mais sensíveis. Na prática, isso significa usar tecnologia para ganhar tempo e precisão, sem comprometer a relação de confiança construída com o cliente.

Outras tendências tecnológicas giram em torno dessas mudanças recentes e futuras. Soluções em nuvem híbrida permitem que pequenas empresas conciliem segurança de dados e flexibilidade, enquanto plataformas low-code reduzem a dependência de equipes técnicas, possibilitando que gestores criem fluxos simples e dashboards adaptados à realidade do negócio. Também não é possível falar em tendências de tecnologia sem mencionar cibersegurança, que ganha ainda mais relevância diante do aumento de fraudes digitais, mesmo em operações de menor escala.

O pano de fundo é um ambiente em que tecnologia, regulação e operação cotidiana passam a caminhar juntas. Para micro e pequenas empresas, 2026 se apresenta como um ano de ajustes práticos: organizar dados, revisar contratos, adaptar sistemas e usar a IA com critério passa a fazer parte da rotina de quem precisa operar em um contexto mais regulado.

Ao longo de 2026, a tecnologia tende a se consolidar como linguagem comum entre Fisco, empresas e consumidores. Para micro e pequenas empresas, isso significa operar em um ambiente menos tolerante à informalidade e mais dependente de registros confiáveis, processos claros e decisões rastreáveis. Nesse contexto, a IA integrada ao cotidiano deixa de ser uma vitrine e passa a funcionar como infraestrutura silenciosa.

Se 2026 marca o início de uma fase de testes no sistema tributário e regulatório, também revela um desafio menos visível: a capacidade dos pequenos negócios de incorporar tecnologia sem perder o controle da operação. Entre normas, plataformas e dados, o desafio não é prever o futuro, mas atravessar o presente com mais organização, menos improviso e escolhas que sustentem o funcionamento diário da empresa. •

Publicado na edição n° 1396 de CartaCapital, em 21 de janeiro de 2026.

Este texto aparece na edição impressa de CartaCapital sob o título ‘Fase de adaptação’