Reforma Tributária pode fazer empresas pagarem pelo erro fiscal de fornecedores

A partir de 5 de janeiro de 2026, empresas de todos os setores entram na fase técnica da Reforma Tributária. O novo modelo digital de cobrança exige ajustes imediatos em sistemas, cadastros e integração com o fisco. Embora a cobrança dos novos tributos comece em 2027, o próximo ano marca o início dos testes operacionais. Nesse processo, surge um risco direto ao custo das empresas: a dependência da conformidade fiscal dos fornecedores.

Desde já, a Reforma Tributária altera a lógica de apropriação de créditos. Se um fornecedor não recolher o imposto devido, o comprador perde o direito ao crédito. Na prática, a empresa contratante assume o impacto financeiro do erro cometido por outro elo da cadeia.

Reforma Tributária muda a relação com fornecedores

Durante encontro com especialistas, Evandro Gonçalves, CEO da Datatem, alertou que a maturidade fiscal dos parceiros passa a integrar a estratégia financeira das companhias. Segundo ele, a verificação da capacidade tecnológica e fiscal do fornecedor deixa de ser procedimento recomendado e passa a influenciar diretamente o resultado financeiro.

Além disso, Gonçalves reforçou que os ajustes não podem ser postergados. Os testes começam em 2026 e exigem troca correta de informações fiscais entre empresas e governo. A falta de preparo tende a gerar perda de crédito e aumento de retrabalho operacional.

Apuração assistida altera o crédito tributário

Na avaliação do tributarista Lucas Ribeiro, fundador da ROIT, a apuração assistida será o eixo do novo sistema. O modelo transfere ao fisco a responsabilidade de cruzar documentos fiscais e pagamentos para calcular débitos e créditos.

Com isso, o crédito deixa de ser escritural e passa a ser financeiro. Ele só surge quando o imposto é efetivamente pago pelo fornecedor. Caso isso não ocorra, o direito ao crédito não é constituído, o que exige revisão de políticas de pagamento e controle de fornecedores.

Registro de pagamento integra nota e quitação

Outro elemento introduzido pela Reforma Tributária é o Registro de Operação de Consumo. O mecanismo conecta a nota fiscal ao pagamento realizado, criando um vínculo direto entre documento e quitação financeira. Cada transação passa a ser validada quando o valor sai da conta do comprador.

Para as empresas, isso demanda integração total entre sistemas fiscais e financeiros. O ERP precisa registrar a operação, associar o pagamento e devolver a informação ao sistema público. Falhas nessa comunicação tendem a travar créditos ou gerar autuações automáticas.

Marco tecnológico redefine sistemas na Reforma Tributária

Lucas Ribeiro define 2026 como um marco tecnológico da Reforma Tributária. Nesse período, empresas terão de adaptar layouts, atualizar ERPs e garantir compatibilidade com novos eventos fiscais. Entre as mudanças estão novos documentos, como NF3e e NFCON, e a adoção obrigatória do cClassTrib.

O código padroniza a classificação tributária e substitui tabelas antigas. Ele indica se o item é tributado, isento ou sujeito a regimes específicos. As notas emitidas em 2026 já seguirão esse padrão, o que exige revisão de cadastros e ajustes nos sistemas que importam XML.

Split payment antecipa impacto no caixa

Outro instrumento em desenvolvimento é o split payment. Nesse modelo, a instituição financeira separa automaticamente o tributo no momento do pagamento ao fornecedor e o envia ao fisco. A medida reduz inadimplência, mas antecipa a saída de caixa das empresas.

Enquanto o split payment não estiver plenamente operacional, haverá o Recolhimento em Nome do Fornecedor. O mecanismo permite que o comprador pague o imposto diretamente ao governo para garantir o crédito. A adoção exige previsão contratual e alinhamento entre áreas jurídica, fiscal e de compras.

Confirmação de recebimento passa a ser obrigatória na Reforma Tributária

A Reforma Tributária também torna obrigatório o Manifesto do Documento Eletrônico. A confirmação formal de recebimento da mercadoria ou serviço passa a impactar diretamente a apuração dos tributos. A ausência do registro gera multa calculada por Unidade Padrão Fiscal.

Além disso, o procedimento alimenta a apuração assistida. Os sistemas precisarão emitir alertas automáticos para confirmação das notas dentro do prazo legal. O cancelamento fora do prazo pode resultar em multa de 33% do valor do tributo.

Infraestrutura pública sustenta o novo modelo

Para viabilizar o sistema, a Receita Federal constrói uma nuvem soberana para processar o volume de dados gerado pela Reforma Tributária. Segundo Ribeiro, os investimentos já superam R$ 1 bilhão, com previsão adicional de R$ 2,5 bilhões.

O desenvolvimento e a operação da infraestrutura ficam a cargo do Serpro. As integrações com sistemas privados já estão em teste. A expectativa é de maior precisão na apuração, acompanhada da necessidade constante de atualização tecnológica por parte das empresas.